INFOBRAND.ID-Japan Tobacco International (JTI) Indonesia empat kali berturut-turut menyabet penghargaan internasional dalam pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) Top Employer. Penghargaan ini diberikan kepada perusahaan di seluruh dunia dengan praktik SDM terbaik, termasuk yang menunjukkan tingkat keterlibatan karyawan yang tinggi dan budaya tempat kerja yang sangat baik.
Apa rahasia JTI Indonesia dapat mempertahankan legasi tersebut? Yudi Rizkiadi selaku People & Culture Director JTI Indonesia mengungkapkan bahwa perusahaan memiliki visi ‘creating fulfilling moment, creating a better future’. Visi lalu diterjemahkan ke semua lini perusahaan, termasuk dalam pengelolaan SDM.
Dalam menciptakan momen untuk para karyawan, perusahaan selalu berusaha untuk menciptakan pengalaman bekerja yang nyaman dan saling support satu sama lain, sehingga karyawan memiliki momen-momen yang berharga. Kenyamanan lingkungan kerja menjadi penting karena karyawan menghabiskan banyak waktu untuk bekerja.
IKLAN INFOBRAND.ID
“Jika berbicara mengenai pekerjaan, sebagian besar waktu kita digunakan untuk bekerja. Jika lingkungan pekerjaannya kurang baik, itu tidak (akan) menciptakan momen yang baik,” ujar Yudi.
Untuk mengetahui para karyawan memiliki pengalaman kerja yang diharapkan, perusahaan rutin melakukan Employee Engagement Survey setiap tahunnya. Survey ini menilai bagaimana karyawan melihat lingkungan kerja mereka, keterlibatan mereka dengan rekan kerja dan Perusahaan, serta sistem kerja sehari-hari yang mereka alami. Nilai survey JTI Indonesia dinilai tinggi, dan mengindikasikan kepuasan yang tinggi dari karyawan terhadap lingkungan dan iklim kerja mereka.
Namun kondisi ini tidak terjadi begitu saja, awalnya JTI Indonesia memiliki banyak tantangan, termasuk menyatukan kultur dari latar belakang karyawan yang berbeda.
“Perusahaan kami melalui proses merger dan akuisisi pada tahun 2017 silam, sehingga, dalam perjalanannya kami menyatukan karyawan dari entitas-entitas yang berbeda, dengan latar belakang yang tentunya juga berbeda, dan hal ini tidak mudah. Sejak itu, kami bertekad memperkuat budaya Perusahaan yang kuat dimana seluruh karyawan kami dapat merasakan suasana kerja yang kondusif” tambahnya.
Salah satu hal yang dilakukan JTI Indonesia untuk memastikan hal tersebut adalah menyelenggarakan kegiatan penyampaian aspirasi karyawan secara langsung dalam sesi informal bertajuk Let’s Talk Series bersama para pimpinan Perusahaan. Sesi ini dilakukan dalam suasana kasual, dengan harapan karyawan menjadi lebih santai dalam mengeluarkan pendapat atau pertanyaannya. Berbagai pendapat yang muncul akan dipertimbangkan dan jika dianggap cukup signifikan, bahkan bukan tidak mungkin menjadi salah satu poin yang mempengaruhi kebijakan Perusahaan,
IKLAN INFOBRAND.ID
“Diantara budaya kerja di JTI adalah speak up culture, dimana semua orang didorong untuk berani berbicara, selama itu mengenai hal yang benar. Di JTI kami sangat menghargai keterbukaan dan demokratis. Untuk berbicara dan berpendapat, tidak ada hirarki, tidak ada jenjang, semua karyawan bebas berbicara, bebas mengeluarkan pendapat selama dilandasi oleh niat yang baik,” ucap Yudi tegas.
Komitmen para pemimpin dalam menumbuhkan budaya tersebut sangatlah tinggi. Mereka memahami betul kondisi karyawan yang seringkali sungkan atau takut berpendapat. Karena itu, tidak jarang para pemimpin yang turun, menemui langsung karyawan di areanya. Langkah ini memiliki efek yang baik, khususnya bagi karyawan karena merasa memiliki kesempatan yang sama dan diperhatikan.
Kesetaraan dan fairness juga dibuktikan dalam proses seleksi karyawan. Yudi mengaku, JTI Indonesia tidak pernah memberikan syarat gender dan batasan umur ketika membuka lowongan pekerjaan.
“Kami (saat membuka lowongan kerja) tidak pernah mencantumkan syarat jenis kelamin dan batasan umur. Hanya (syaratnya) kompetensi yang dibutuhkan, selagi memiiliki kompetensi yang sesuai, mampu, dan memiliki kecocokan dengan tim, silakan saja. Semua orang memiliki kesempatan yang sama dan fair,” katanya.
Untuk menjaring talenta-talenta terbaik, JTI Indonesia juga memastikan adanya program employer branding. Beberapa program seperti memberikan kesempatan magang pada mahasiswa yang ingin merasakan suasana kerja di JTI selama 3–6 bulan, juga ada program Global Make It Bright yang memberikan kesempatan kepada seluruh mahasiswa aktif di Indonesia untuk turut berkompetisi, dan jika berhasil menjadi pemenang di tingkat Global, kesempatan untuk magang di kantor pusat JTI di Jenewa selama enam bulan akan menjadi salah satu pengalaman yang dapat mereka rasakan.
IKLAN INFOBRAND.ID
Yudi menceritakan saat ini JTI di Indonesia memiliki 650 karyawan tetap. Sejak tahun 2020 perusahaan telah menerapkan hybrid working pada beberapa fungsi kerja, sampai saat ini. Pola kerja hybrid working tetap dipertahankan, meski pandemi Covid-19 sudah berakhir. Pola ini agar tetap dipertahankan juga berasal dari aspirasi karyawan.
“Kami melihat bahwa teman-teman di sini juga sudah bisa bertanggung jawab terhadap pekerjaannya, perusahaan juga memberikan trust. Pengawasan diserahkan kepada line manager, kami empower line manager untuk melakukan supervisi terhadap tim masing-masing,” ungkap Yudi.
Menurut Yudi dipertahankannya sistem hybrid working membuat produktivitas karyawan lebih meningkat. Adanya empowerment tim, membuat orang-orang percaya diri untuk mengambil keputusan dan berpendapat, karena menggunakan pendekatan empowerment, karyawan tidak merasa dibatasi, atasan dan tim saling percaya.
Lebih lanjut, perusahaan juga berkomitmen mewujudkan employee wellbeing, yang salah satunya dalam bentuk family leave atau cuti bagi karyawan selama 5 bulan, baik ayah maupun ibu, yang sedang menyambut kelahiran anaknya. Dengan diterapkannya family leave ini, kami berharap mereka (ayah atau ibu) dapat menghabiskan waktu lebih berkualitas dengan keluarga, terlebih di awal-awal masa kelahiran,” ucapnya.
Bentuk program wellbeing lain yang ditawarkan adalah Employee Assistance Program (EAP) untuk mengakomodasi karyawan yang membutuhkan layanan berkonsultasi jika diperlukan. Perusahaan juga membuat regular webinar mengenai kesehatan fisik dan mental.
IKLAN INFOBRAND.ID
“Kami menghargai karyawan sebagai individu yang memiliki kehidupannya sendiri, seperti keluarga dan kepentingan lainnya di luar pekerjaan. Untuk itu, kami ingin memastikan keseimbangan dalam hal ini khususnya pada aspek yang memungkinkan untuk dilakukan oleh Perusahaan. Jika mental dan fisik mereka baik, maka bisa memberikan produktivitas yang baik juga untuk perusahaan,” katanya.
Jumlah SDM dan teknologi yang terus berkembang membuat perusahaan terus beradaptasi. Pengelolaan SDM dengan jumlah banyak sudah tidak bisa dilakukan dengan cara-cara konvensional. Semaksimal mungkin, JTI memanfaatkan digitalisasi dalam seluruh lini bisnisnya. Hal ini dilakukan mulai dari pengelolaan SDM, seperti data karyawan, materi pembelajaran, performance review, hingga proses produksi dan distribusi produk yang dilakukan oleh fungsi kerja yang berbeda.
”Kami memiliki perangkat yang digunakan teman-teman sales ketika mengirimkan barang ke outlet, dari mulai rute perjalanan, data produk, hingga tanda terima produk, semua tersedia di dalam perangkat yang mereka gunakan,” ungkapnya.
Digitalisasi memberikan dampak positif, dimana data lebih tepat, lebih efektif, mempercepat pengambilan keputusan, hingga meminimalisasi fraud. Digitalisasi juga mempermudah dalam proses analisis yang lebih akurat. Selain itu juga dapat mengurangi kertas yang merupakan salah satu upaya mewujudkan pilar keberlanjutan dalam bisnis. Semua dokumen administrasi semaksimal mungkin dibuat menjadi soft copy, kecuali ada kewajiban yang mengharuskan adanya hard copy.
Proses meraih sertifikasi Top Employer tidaklah sederhana, penilaian yang dilakukan oleh tim independen profesional dari Top Employer Institute memakan waktu lebih kurang empat bulan. Tim melakukan verifikasi, memastikan kebijakan Human Resources selaras dengan strategi perusahaan. Perusahaan diminta menjawab ratusan pertanyaan yang berbeda-beda, lalu audit, dilakukan follow up dan kalibrasi.
